Presupuestos de interpretación: todo lo que debes saber

¿Estás organizando un evento internacional, una reunión multilingüe o una conferencia técnica? Entonces seguramente ya te han hablado de la importancia de contar con intérpretes profesionales. Y también, claro, de pedir un presupuesto de interpretación.

Pero ¿qué incluye exactamente ese presupuesto? ¿Por qué puede variar tanto de una empresa a otra? ¿Y cómo puedes saber si se ajusta a lo que realmente necesitas?

Hoy resolvemos todas esas dudas, porque un buen presupuesto no es solo una cifra, es la garantía de que todo saldrá bien el día del evento.

El intérprete: tiempo, condiciones y desplazamientos

Empecemos por lo esencial: la persona que interpretará el evento. En este punto, el presupuesto dependerá principalmente de la duración y las condiciones del servicio.

¿Cuántas horas durará el evento?

Para poder hacer el presupuesto, es crucial saber cuánto tiempo se va a necesitar realizar la interpretación. En este sentido, nosotros ofrecemos dos opciones:

• Media jornada: hasta 4 horas.
• Jornada completa: entre 4 y 8 horas.

Pero ojo: un intérprete solo puede trabajar seguido durante 2 horas. A partir de ahí, por razones de calidad y salud vocal, es obligatorio hacer rotaciones. Por eso, si el servicio supera ese tiempo, el presupuesto incluirá dos intérpretes que se irán alternando.

¡Cuidado con los horarios especiales!

Cuando pensamos en interpretaciones de eventos, lo más sencillo es pensar en congresos de trabajo, los cuales se realizan en horario laboral. Sin embargo, se puede requerir este servicio en cenas de gala empresariales o incluso bodas.

Por ello, al igual que otros profesionales del sector audiovisual y eventos, puede haber recargos si la interpretación se realiza en horario nocturno, durante fines de semana o festivos. También puede haber suplementos por horas extras si el evento se alarga más de lo previsto.

Desplazamientos y dietas

Aunque a veces se da por sentado, el transporte, las dietas y el alojamiento del intérprete no siempre están incluidos en el presupuesto. Todo depende de la distancia, la duración y el tipo de evento. Si el intérprete tiene que viajar, esto también se reflejará en el precio.

¿Siempre con el mismo intérprete?

Algunas empresas nos preguntan si es posible contar siempre con el mismo intérprete. Obviamente, si el compañero ha hecho un buen trabajo anteriormente, ¡es normal! Pero también es habitual que se intente contar siempre con los mismos intérpretes cuando el trabajo se debe realizar para una empresa perteneciente a un sector con una terminología muy técnica.

De esta forma, además de tener una buena base a nivel idiomático, se consigue mayor fluidez en momentos que requieren cierta improvisación, como rondas de preguntas y respuestas.

Por todo ello, la respuesta es sí. Si la persona está disponible, podemos ofrecerte sus servicios. En Ontranslation hacemos lo posible por mantener equipos fijos cuando se solicita, porque entendemos que la continuidad también da confianza.

El material: la otra mitad del servicio

La interpretación no siempre es solo voz. Detrás de un evento multilingüe hay muchas veces un despliegue técnico que hay que tener en cuenta en el presupuesto.

¿Qué material necesitas?

Dependerá de dos factores:

• El lugar del evento: ¿salón de actos? ¿oficina? ¿espacio al aire libre?
• El tipo de interpretación:
  • Simultánea: requiere cabinas insonorizadas, receptores, micrófonos…
  • Enlace o consecutiva: no necesita equipo técnico.
  • Interpretación remota: plataforma online adecuada y soporte técnico.

En espacios grandes o congresos, se suele usar cabina o equipos portátiles tipo infoport. En cambio, para reuniones pequeñas, no hace falta. Lógicamente, aquí ya podemos deducir dos costes: el del material en sí y el del envío, montaje y recogida posterior.

¿Interpretación online? También hay gastos

Si el evento se realiza a distancia, hay que contar con:

• Alquiler de plataforma compatible con interpretación simultánea (como Zoom Pro o similares).
• Técnico de pruebas y soporte durante el evento, para asegurar que todo fluya.

Esto se incluye en el presupuesto, pero es importante saber que no es lo mismo hacer una videollamada que interpretar online. La tecnología es distinta y los profesionales que la gestionan también.

Un contacto interno para el material

Cuando se alquila material técnico, la empresa organizadora debe asignar a alguien que lo reciba, controle y devuelva. En ningún caso se espera que «cargue» con nada, solo es una forma de asegurar que el proceso sea ágil y que el material no se extravíe.

Y un apunte más: si hay que montar o entregar equipos fuera del horario habitual (antes de las 8:00 o después de las 20:00), puede aplicarse un suplemento. Todo esto se detalla previamente en el presupuesto.

Condiciones del presupuesto: lo que debes tener en cuenta

Finalmente, hay algunos aspectos administrativos importantes que acompañan siempre a los presupuestos de interpretación.

Validez y confirmación

Los presupuestos tienen una validez de 30 días naturales desde su emisión. Pasado este tiempo, deberíamos revisar de nuevo las agendas para comprobar si podemos hacer frente al proyecto. Además, en caso de que el intérprete deba desplazarse, habrá que contar con el coste de los desplazamientos y alojamientos, que es posible que haya variado en el tiempo transcurrido.

Para confirmar el servicio, se emite una factura inicial del 50 % del total. Con esto se asegura la disponibilidad tanto del intérprete como del equipo técnico. Esto es sumamente importante, ya que nadie bloquea fechas sin esa confirmación.

Cancelaciones

Sabemos que a veces los planes cambian. Si el evento se anula, se puede recuperar el importe abonado. Ahora bien, es importante que atiendas bien a las condiciones.

Como en cualquier otro servicio, el reembolso dependerá de la antelación con la que se avise.  Al fin y al cabo, ya se han bloqueado agendas y recursos, y eso conlleva gastos. Por lo tanto, cuanto menor sea el margen entre la cancelación y la fecha del evento, menor será el importe a recuperar.

Pedir un presupuesto de interpretación: nuestra recomendación

Somos conscientes de que muchas empresas solicitan presupuestos para sus eventos cuando aún no se tiene claro ni dónde ni cuándo se realizarán. Sin embargo, al igual que sucede con los trabajos de traducción, cuanta más información proporciones, más realista será el presupuesto.

Para hacerte una idea, estas son algunas preguntas clave que te haremos:

• ¿Qué tipo de interpretación necesitas? (simultánea, consecutiva, enlace, remota…)
• ¿Dónde y cuándo tendrá lugar el evento?
• ¿Cuántas personas asistirán y en qué idiomas?
• ¿Hay que alquilar material o plataforma?
• ¿Quieres contar con intérpretes específicos o habituales?

En Ontranslation nos encargamos de todo: interpretación, material técnico, coordinación, pruebas y seguimiento. Porque sabemos que un servicio bien presupuestado es un evento bien preparado.

Si no tenéis nada cerrado y solo necesitas una estimación, ¡no te preocupes, podemos hacerla! Eso sí, ten presente que será un presupuesto orientativo que probablemente haya que ajustar si al final sale adelante.

¿Quieres pedir un presupuesto de interpretación sin sorpresas? Escríbenos y te orientamos desde el minuto uno.